Делопроизводитель: обязанности и характеристика профессии
Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и обработки информации, а это приводит к своевременному принятию эффективных решений. Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота. Что входит в обязанности делопроизводителя?
Характеристика профессии
Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные подтверждающие документы о деятельности и финансах, а их ведение входит в обязанности делопроизводителя. Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы. Хороший канцелярский сотрудник – незаменимый специалист и надежный помощник руководителя. Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии – это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством. В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь – это одно лицо. В крупных компаниях и корпорациях в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.
Функциональные обязанности делопроизводителя
Основная его обязанность – ведение документооборота компании, он:
- принимает, корреспондирует, сортирует, отправляет все деловые бумаги и письма;
- ведет деловую переписку;
- ведет их учет в специальных журналах и осуществляет контроль за неразглашением особо важной информации, а также контролирует своевременное и правильное исполнение документов;
- подготавливает все необходимые материалы для руководителя и бизнес-встреч;
- организует работу архива.
Предъявляемые требования
Делопроизводитель должен иметь диплом о высшем образовании (экономическом, юридическом), бывают случаи, когда достаточно и среднего образования. Кандидат должен грамотно владеть языком, знать ключевые правила ведения деловых бумаг. Данная профессия требует от специалиста не только профессионализма и интеллектуальных способностей, но и таких персональных особенностей, как аккуратность, организованность, пунктуальность, доброжелательность. Человеку, желающему работать на должности делопроизводителя, должны быть свойственны способность к длительной концентрации внимания, отличная память, психологическая устойчивость, коммуникативные навыки и конструктивное восприятие критики. Чаще всего помимо личных качеств и диплома об образовании к кандидату предъявляют и другие требования, например знание иностранных языков. Сегодня многие компании сотрудничают с зарубежными предприятиями, и во избежание недоразумений делопроизводитель должен владеть иностранным языком, чаще всего это английский.fb.ru
Делопроизводитель
Сфера деятельности
Административный персонал
Вид деятельности
Анализировать и упорядочивать текстовую информацию, делать расчеты
Работать по технологии, в соответствии с требованиями и правилами
Краткое описание
Жизнь любой организации связана с бессчетным количеством документов, каждый из которых должен вовремя дойти до тех, кому предназначен. За тем, чтобы документооборот в организации не превратился в хаос, а из-за отсутствия контроля за потоками информации не возникала неразбериха и не вставала работа, следит делопроизводитель.
Делопроизводитель принимает поступающую в организацию и отправляемую из нее корреспонденцию, регистрирует и отправляет или направляет в нужные подразделения. Он ведет учет внутренних документов и контролирует их перемещения по организации, следит за тем, чтобы содержащиеся в документах распоряжения исполнялись.
Также делопроизводитель должен уметь составлять и оформлять служебные документы, например справки. В конце концов использованные документы снова попадают к делопроизводителю, тот сортирует их, составляет из них дела и определяет им место хранения в архиве. Чтобы нужные всегда было легко найти, делопроизводитель организует картотеки и составляет списки имеющихся документов.
Где учиться
Направления образования:
История и археология (46.00.00)
Вузы:
- Московский государственный лингвистический университет (МГЛУ) Институт права, экономики и управления информацией
- Московский государственный технический университет радиотехники, электроники и автоматики (МИРЭА) Институт экономики и управления
- Московский государственный университет культуры и искусств (МГУКИ) Социально-гуманитарный факультет
- Московский государственный университет путей сообщения (МИИТ) Юридический институт
- Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ) Историко-архивный институт
- Российский государственный социальный университет (РГСУ) Факультет социального управления и социологии
46.02.01 — Документационное обеспечение управления и архивоведение
- Гуманитарный колледж РГГУ (ГК РГГУ)
- Колледж Министерства иностранных дел РФ (Колледж МИД)
- Мытищинский гуманитарно-технологический техникум ордена Красной Звезды (МГТТ)
- Московский областной государственный колледж (МОГК)
- Московский областной техникум отраслевых технологий (МОТОТ)
- Научно-практический реабилитационный центр для инвалидов комитета социальной защиты населения (техникум) (НПРЦДИ)
- Правовой колледж Юридического института МИИТ (ПК МИИТ)
- Социальный колледж Российского государственного социального университета (СК РГСУ)
- Политехнический техникум № 2 (ПТ № 2)
- Колледж сферы услуг № 3 (КСУ № 3)
- Колледж архитектуры и строительства № 7 (КАС № 7)
- Политехнический колледж № 13 им. П. А. Овчинникова (ПК № 13)
- Колледж ландшафтного дизайна № 18 Образовательного комплекса дизайна и технологий (КЛД № 18)
- Колледж автоматизации и информационных технологий (КАИТ № 20)
- Технологический колледж № 21 (ТК № 21)
- Колледж индустрии гостеприимства и менеджмента № 23 (КИГМ № 23)
- Технологический колледж № 34 (ТК № 34)
- Колледж сферы услуг № 44 (КСУ № 44)
- Строительных техникум № 46 (СТ № 46)
- Колледж малого бизнеса № 48 (КМБ № 48)
- Политехнический колледж № 50 (ПК № 50)
- Подмосковный колледж «Энергия» (ПК «Энергия»)
- Колледж автоматизации и информационных технологий (КАИТ № 20)
Где работать
- Организации и предприятия различного профиля
- Образовательные, медицинские, культурные учреждения
- Архивы
- Справочные службы
proforientator.ru
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.
Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа.
Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности — архивное дело. Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
Особенно важно хорошее знание делопроизводства для сотрудников небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.
Делопроизводитель – специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.
Основная обязанность делопроизводителя
Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь.
Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Получить необходимые практические навыки по организации и ведению делопроизводства в достаточно короткий срок и без отрыва от основной работы или учебы можно в нашем Учебном центре, пройдя профессиональную подготовку по специальности «Делопроизводитель».
ПРИГЛАШАЕМ
всех желающих
пройти обучение на курсах
«Делопроизводитель»
в нашем Учебном центре!
Курс обучения ориентирован на:
- выпускников школ, желающих связать свою будущую профессию со сферой секретариата и управления персоналом;
- начинающих секретарей и делопроизводителей, желающих повысить свои знания и усовершенствовать имеющиеся компетенции;
- и всех тех, кто желает повысить свою грамотность.
Цель изучения курса: привитие практических навыков по организации делопроизводства на предприятии с использованием информационных технологий.
Набор на курсы «Делопроизводитель» проводится постоянно – число желающих получить практические навыки ведения документооборота растет, и учебные группы формируются быстро. Занятия проводятся в небольших группах от 5 до 12 человек преподавателями с большим педагогическим и практическим опытом работы. Все без исключения преподаватели являются специалистами-практиками в области документоведения и делопроизводства. Большинство занятий на курсах — практические, проходят в приятной и непринужденной обстановке.
Учебный материал на курсах построен четко и доступен для понимания каждому слушателю, решившему освоить эту важную профессию. Обучение предельно наглядно и построено по принципу объединения лекций с практическими занятиями, которые проходят в оборудованных учебных классах Учебного центра в удобное для слушателей время (утро, день, вечер). Занятия длятся 3-4 академических часа и проходят 2-3 раза в неделю по рабочим и/или выходным дням.
Форма обучения – групповая.
Время занятий групп на курсах***:
- утренние — с 9-00 до 12-00;
- дневные — с 12-00 до 15-00, с 15-00 до 18-00;
- вечерние — с 18-00 до 21-00;
- группы выходного дня: суббота и/или воскресенье — c 10-00 до 13-00, с 15-00 до 18-00.
*** В отдельных случаях время занятий может быть изменено.
Продолжительность обучения:
Ближайшие даты начала занятий: см. раздел «Расписание занятий» и/или уточните у менеджера Учебного центра.
Место проведения занятий: ул. Сталинградская, 4 или ул. Советская, 13.
Программа обучения разработана с учетом квалификационных требований, предъявляемых к специальности «Делопроизводитель». (подробнее…)
Программа по курсу «Делопроизводитель» включает в себя следующие темы:
1. Делопроизводство
- Документоведение. Понятие о документе.
- Виды документов и их оформление:
распорядительные;
справочно-информационные.
- Группы документов (входящие, исходящие и внутренние).
- Организация документооборота.
- Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения документов.
- Формирование документов в дела. Номенклатура дел.
- Работа с конфиденциальной информацией.
2. Кадровое делопроизводство
- Документы по личному составу.
- Виды договоров, контрактов, трудовых соглашений (основные понятия).
- Оформление трудовых книжек.
- Формирование личного дела.
3. Зачет
На курсах делопроизводства в нашем Учебном центре Вы приобретете знания, практические навыки и умения, которые позволят Вам самостоятельно организовывать и вести делопроизводство предприятия с ипользованием современных информационных технологий и помогут в дальнейшем стать настоящим профессионалом.
По окончании обучения и успешной сдачи квалификационного экзамена выпускникам Учебного центра согласно Государственной лицензии выдается Свидетельство установленного образца о профессиональной подготовке по специальности «Делопроизводитель».Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства.
В последнее время руководители, стараются доверить документационное обеспечение своей организации только подготовленному специалисту, не просто обладающему необходимыми теоретическими и практическими навыками, но и имеющему документы о прохождении соответствующего профессионального обучения на курсах повышения квалификации.
Теоретические знания и практические навыки, которые Вы получите в процессе обучения, а также наличие Свидетельства об окончании наших курсов, дадут Вам хорошие преимущества при поиске работы.
Качественные профессиональные знания
по специальности «Делопроизводитель»,
полученные в нашем Учебном центре —
гарантия Вашего трудоустройства!
Профессиональное знание современного делопроизводства требуется сотрудникам канцелярии, секретариата, кадровой службы, архивариусам, делопроизводителям, менеджерам по персоналу, табельщикам и др.
Первая ступень карьеры специалиста в сфере документационного обеспечения управления — это делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор или архивариус.
Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.
Преимущества нашего Учебного Центра: Курсы по делопроизводству в Учебном центре Волжской ТПП по праву стали самыми популярными в г. Волжском. Более 40% новых слушателей приходят обучаться по рекомендациям наших выпускников, друзей, знакомых и коллег, которые уже смогли оценить полученные знания! Слушателей нашего Учебного Центра привлекают не только высокое качество обучения, доступные цены, актуальные учебно-методические пособия, а также опыт и глубокие профессиональные знания наших преподавателей, индивидуальный подход и внимательное отношение к каждому обучаемому. См. «Отзывы»
Необходимая предварительная подготовка к курсу: знание компьютера на уровне уверенного пользователя.
На занятиях необходимо иметь: тетрадь, ручку.
Записаться на курсы и получить дополнительную информацию можно по телефонам:
(8443)27-04-43
(8443)27-48-91
8-904-770-00-83
Отправить заявку на обучение
center.volzhsky.ru
Профессия делопроизводитель
Федеральное
государственное бюджетное
Академия
культуры и искусств
Доклад на тему:
«Профессия
делопроизводитель»
Выполнила: студентка 12 группы Сибилева Т. А.
Проверила:
Медведева О. В.
Тамбов 2011
Содержание
Введение…………………………………………………………
1.История профессии…………………………………………..4
2.Общие положения………………………………………….4-5
3.Должностные обязанности…………………………………5-6
4.Права………………………………………………………..
5.Ответственность…………………………………
Список
использованной литературы…………………………8
Введение
Развитие мирового бизнеса изменило не только экономическое положение стран мира, но и активно повлияло на изменение в профессиональной сфере, создав спрос на ранее непопулярные профессии. Одной из них оказалась профессия делопроизводителя, то есть специалиста по работе с различной документацией в сфере делопроизводства. Должностная иерархия профессии также значительно расширилась, представив собой такие посты как делопроизводитель I и II категорий, директор архива, специалисты I и II категорий, ведущие и главные специалисты, консультанты, управляющие делами и его заместители. Более того, делопроизводитель может выступать в роли помощника министра или его личного секретаря.
1.Исторически
профессия делопроизводителя создавалась
из родственных специальностей, а именно
писаря, секретаря, личного помощника
и представителя официального лица. Социальная
значимость профессии делопроизводителя
состоит в фиксировании, систематизации
и хранении важных документов различного
уровня важности. Наибольшая ответственность
лежит на делопроизводителях, работающих
непосредственно в министерствах и ведомствах
в должности руководителя федерального
архивного агентства или директора государственного
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела. Важно
также отметить, что одной из сфер применения
профессии делопроизводителя является
подготовка документов для руководства
государственного правительства и самого
президента.
2.Общие положения
1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющееначальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3.
Назначение на должность
4.
Делопроизводитель должен
4.1.
Нормативные правовые акты, положения,
инструкции, другие руководящие
материалы и документы по
4.2.
Основные положения Единой
4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
4.4.
Стандарты унифицированной
4.5.
Порядок контроля за
4.7. Основы организации труда.
4.8.
Правила эксплуатации
4.9. Законодательство о труде.
4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11. Правила и нормы охраны труда.
5.
Делопроизводитель в своей
5.1.
Положением о (канцелярии; отделе
документационного обеспечения;
5.2.
Инструкцией по
5.3.
Настоящей должностной
6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно
7.
На время отсутствия
3.Должностные обязанности
Делопроизводитель:
1.
Принимает и регистрирует
2.
В соответствии с резолюцией
руководителей предприятия
3.
Ведет картотеку учета
4.
Отправляет исполненную
5.
Ведет учет получаемой и
6.
Ведет работу по созданию
7.
Подготавливает и сдает в
8.
Принимает документы на
проверяет правильность их составления и оформления.
9.
Обеспечивает сохранность
10.
Выполняет отдельные служебные
поручения своего
4.Права
Делопроизводитель имеет право:
1.
Знакомиться с проектами
2.
Вносить на рассмотрение
3.
В пределах своей компетенции
сообщать (заведующему канцелярией
(начальнику отдела
о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4.
Запрашивать лично или по
5.
Требовать от руководства
5.Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
1. За
ненадлежащее исполнение или
неисполнение своих
2. За
правонарушения, совершенные в процессе
осуществления своей
3. За
причинение материального
Список использованной литературы
- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 1994. С.96.
- Делопроизводство
и архивное дело.Термины и определения.-М.
,Издательство стандартов,1989.
- Методика распределения обязанностей в структурном подразделении(службы ДОУ) С.А.Румянцева.Справочник секретаря и офис-менджера.
- Организация делопроизводства требует профессиональных знаний Т.В.Кузнецова.
- Функции службы делопроизводства и показатели оценки ее деятельности. Иритикова В.
stud24.ru
ᐅ Профессия Делопроизводитель | юрист-делопроизводитель
Что за профессия Делопроизводитель?
Делопроизводитель – профессия скорее секретарского толка. В маленьких компаниях эти две профессии часто совмещаются. Он принимает и регистрирует письма, составляет приказы и другие необходимые для работы организации документы, хранит и обновляет архив необходимой и самой разнообразной документации (переписки, юридической, технической и т.п.), оформляет командировки, регистрирует внутреннюю документацию и следит за ее передвижением внутри компании и выполняет еще много бумажной работы, призванной облегчить работу другим подразделениям компании. В работе он пользуется оргтехникой – ксероксом, факсом и компьютером. Сейчас архив — это не обязательно помещение с папками, архив часто бывает электронный.
Профессия Юрист-Делопроизводитель
Также есть юрист-делопроизводитель – он работает в суде, на крупном предприятии или юридической фирме и занимается оформлением юридической документации в соответствии с законодательством. Эту вакансию часто занимают молодые начинающие специалисты-выпускники юридических вузов, как стартовую ступеньку карьеры, чтобы получить практику и опыт работы для дальнейшего роста.
Что должен знать и уметь делопроизводитель?
Для того, чтобы работать по этой профессии сейчас все чаще требуется высшее образование, тогда как раньше делопроизводитель, так же, как и секретарь считался неквалифицированной профессией, на эту должность брали людей почти без образования. Делопроизводитель должен знать правила составления и ведения деловой переписки, принципы архивирования, делопроизводитель должен уметь работать с оргтехникой, обладать хорошей памятью, коммуникабельностью, грамотностью и стрессоустойчивостью. Должен уметь выстроить документооборот так, чтобы он работал четко и грамотно – вот основное что должен уметь делопроизводитель.
Куда пойти учиться на делопроизводителя?
На делопроизводителя можно выучиться в вузе или средне-специальном учебном заведении, либо закончить курсы, смотря какую квалификацию вы хотите приобрести и где в дальнейшем работать. Высшее образование делопроизводителя можно получить во многих вузах. В Москве это, например, Государственный университет управления, Московский государственный лингвистический университет, Московский государственный университет культуры и искусств, Московская финансово-юридическая академия, Российская академия государственной службы при Президенте РФ, Российский государственный гуманитарный университет.
Курсы для делопроизводителей
Основные знания, что нужно знать делопроизводителю можно получить на курсах. Делопроизводитель – одна из самых популярных профессий и выбор курсов очень богат. Легко можно подобрать подходящие по срокам, времени и форме обучения. Такие курсы есть как при учебных заведениях, так и в специализированных учебных центрах. Например, один из самых популярных в Москве – Центр «Специалист» при МГТУ им. Баумана, где можно не только узнать азы профессии, но и повысить квалификацию до секретаря-референта.
Курсы повышения квалификации для делопроизводителей
Делопроизводитель, как и представитель любой другой профессии, должен периодически повышать вою квалификацию, чтобы не закостенеть в развитии, чтобы узнавать что-то новое и не отставать от прогресса. Список учебных центров, где это можно сделать – один из самых длинных, потому что профессия очень популярна, и такие специалисты нужны, практически, в каждой компании или государственном учреждении.
Обучение на делопроизводителя
Для обучения на делопроизводителя есть много вариантов, специальность «Документоведение и архивоведение» есть во многих вузах. Как правило, вступительными предметами являются история, русский язык, обществознание, иностранный язык. Многие, впрочем, обучаются делопроизводству прямо на месте, в процессе работы. Способный человек сможет достичь определенного уровня профессионализма и таким образом, но для успешного карьерного роста все же стоит получить высшее образование.
medcollege5.ru